Conferencia de prensa: cinco aspectos para el éxito
Una buena planificación, acompañada de creatividad y un buen mensaje, harán que una conferencia de prensa aporte valor para los medios de comunicación.
Aunque la llegada de la pandemia, limitó considerablemente las conferencias de prensa, hoy en día, a raíz de las nuevas medidas dictadas por el Gobierno, y con todos los protocolos de seguridad, comienza nuevamente a tomar fuerza este tipo de herramienta comunicacional, que nos permite estar en contacto directo con los medios de comunicación de manera presencial; y es utilizada para anuncios de alto impacto e importancia pública.
Para llevarla a cabo es preciso contar con una buena organización y planificación, tanto de parte de la empresa como de la agencia de relaciones públicas. Esta suele llevarse a cabo hasta un mes previo del evento, a fin de definir los objetivos, la fecha, hora, lugar, periodistas invitados, trabajar en los materiales y realizar la convocatoria. Ante ello, y con el fin de que el evento sea todo un éxito, hemos realizado una lista con los puntos que se deben de considerar a la hora de planificar una conferencia de prensa:
1. Programa del evento. No hay mejor manera de llevar un control del minuto a minuto del evento que con el programa. En él se deben incluir los tiempos específicos en que se llevará a cabo la aparición y participación de los diferentes representantes, junto con sus nombres completos y cargos; el tiempo destinado para la rueda de preguntas y la acción con la que se finalizará la conferencia.
2. Kit de medios. Esta carpeta es de suma importancia, ya que debe contar con todo el insumo que los medios requieran para trabajar sus textos: nota de prensa del evento, información relevante de la empresa (datos estadísticos, estudios, resultados o proyecciones) e información del producto y/o servicio que se está anunciando. Este material se suele entregar de forma virtual acompañada de imágenes y videos en alta calidad o en ocasiones, impresa.
3. Entrenamiento de voceros. Todos los representantes que participen como voceros en la conferencia de prensa deberán pasar por un entrenamiento por parte de la agencia de relaciones públicas a fin de que sepan manejar de manera estratégica los mensajes de la compañía, abordar de manera adecuada las preguntas que les hagan los medios, y generar un impacto positivo tanto con el lenguaje verbal como no verbal.
4. Invitación y registro al evento. Es importante enviar un save the date y posteriormente la invitación digital y/o física a los medios de comunicación con, por lo menos, dos semanas de anticipación. Asimismo, durante el evento se deberá tener un formato de registro en donde conste la lista de periodistas confirmados; y un espacio en blanco para que, los que no confirmaron, puedan llenar sus datos completos.
Detalle de agradecimiento. Al finalizar la conferencia de prensa se suele agradecer al medio por la cobertura a través de un pequeño presente u obsequio que le sea útil, práctico; y que le haga recordar, de manera sutil, a la marca, ya sea por el color, diseño u otro distintivo; cuando lo tenga cerca. De esa manera, comenzamos a construir un buen relacionamiento y reconocimiento.
Las conferencias de prensa son una buena oportunidad de exposición frente a los medios, sobre todo si son llevadas a cabo de la manera correcta, con una buena preparación, tanto de la logística como de los voceros, respetando siempre los tiempos estipulados. Solo de esa manera se logrará el éxito deseado.
